EstOffice Sales Automation

EstOffice Sales Automation - crm для застройщиков с широким набором функций для увеличения продаж и автоматизации бизнес-процессов.

Excel или CRM? Не смотря на кажущуюся абсурдность этого вопроса для компаний, уже внедривших у себя CRM-систему, позиция адептов Excel’а может быть аргументирована весьма убедительно.

Во-первых, на сегодняшний день Excel является практически бесплатным продуктом (все необходимые функции для работников отдела продаж застройщика есть в доступном для всех продукте Google Spreadsheets). Если вы небольшая компания с маленьким отделом продаж, логично начать с бесплатного продукта. Разумеется, при условии, что он адекватно выполняет свои функции, не ухудшая ваши показатели (что часто сложно отследить, но об этом ниже).

Во-вторых, подавляющее большинство людей имеет базовые навыки работы в Excel и при условии, что сами файлы изначально структурированы правильно (валидация данных, защищенные ячейки), все это может довольно сносно работать как реестр квартир и сделок.

Общаясь с большим количеством застройщиков, мы встречали следующие разновидности Excel-файлов, помогающих менеджерам в работе:

Реестр квартир

Это табличка, в которой каждая строка соответствует одной квартире. В хорошо отформатированном реестре есть колонка со статусами квартир (которые можно выбрать из списка), колонка с количеством комнат, площадью, ценой кв.м., стоимостью во всех используемых валютах. Excel-реестр удобен тем, что позволяет искать квартиры по параметрам. Неудобство такого формата в том, что он не дает физического представления секции и менеджеры реже находят варианты, подразумевающие объединение/разделение квартир, не замечают ошибки ценообразования (в отличие от шахматки). Естественно, брони нужно снимать вручную, но при должной дисциплине это все может работать.

Шахматка (квартирограмма)

Шахматка (квартирограмма) — это наиболее понятная форма отображения секции дома для менеджеров и руководства. Самая главная проблема таких файлов в том, что это чуждая философии Excel компоновка. Все-таки Excel — это про таблицы. Поэтому шахматка не позволяет автоматически искать по параметрам (только поиск глазами). Компаний, ведущих одновременно два отображения мы не встречали. Вероятно, потому что синхронизация этих двух отображений средствами Excel будет еще той задачей.

Реестр сделок

Это таблица, куда вносятся заключенные сделки. Позволяет видеть результативность по неделям, месяцам, менеджерам.

Реестр обращений + реклама

Это файл, в котором администратор горячей линии записывает всех позвонивших и рекламный канал, с которого они пришли. Затем эти данные используются для оптимизации маркетингового бюджета компании.

Реестр обращений + работа с лидами

Это файл, в котором менеджеры записывают все свои контакты и ведут работу с лидами (повторные звонки, регистрация истории взаимодействия). Нередко встречаются компании, у которых таких файлов несколько: каждый менеджер ведет свою базу отдельно. По сути это прототип CRM-системы. Анализ таких файлов показывает, что с контактами производится минимальная работа, а повторные звонки носят несистемный характер (спустя 2 месяца, спустя год, вообще ни одного повторного звонка). Собственно, тот факт, что Excel (в котором нет задач, напоминаний, выстраивания лидов по дате последнего общения, количеству “фоллоуапов”) плохо справляется с блоком “работа с лидами” и является основным мотивом перехода компаний на какую-либо CRM.

Зоопарк файлов или Система

Не смотря на то, что технически выполнять задачи с помощью нескольких Excel-файлов возможно, во многих случаях это не эффективно. Данные файлы не работают как единая система и подразумевает большое количество ручной работы. И данную неэффективность можно выразить в денежном выражении.

В случае если бесплатный инструмент не эффективен в выполнении какой-то задачи, стоимость этого инструмента нужно считать не по фактически потраченной сумме на его покупку (может быть равна нулю), а по сумме утерянной выгоды от не самой эффективной работы. Если провести данный расчет, может выясниться, что использование бесплатного инструмента на самом деле обходиться вашей компании в несколько миллионов в год.

EstOffice Sales Automation — это единая система для продажи квартир, заточенная на максимизацию конверсии в сделку. Она может полностью заменить все типы Excel-файлов отдела продаж. В EstOffice Sales Automation вы будете создавать шахматки, давать к ним доступ менеджерам по продаже, регистрировать сделки, устанавливать брони, менять статусы квартир, работать с лидами по воронке продаж, ставить задачи. В результате использования данных инструментов можно повысить конверсию в сделку на 10–40% (статистически значимый результат), что выражается в повышении годового оборота на несколько миллионов даже для небольших застройщиков.

Преимущества

Если рассматривать систему в контексте шахматок и связанных с ними функций, можно выделить следующие преимущества по отношение к Excel-реестрам и Excel-шахматкам:

Не нужно выбирать между шахматным представлением (наглядность) и табличным (подбор по параметрам). Можно получить и то, и другое, так как секции в EstOffice показываются в виде шахматок, но при этом сверху присутствует панель фильтрации, которая позволяет искать квартиры по параметрам (метраж, наличие). В том числе по всем объектам компании сразу.

Как и Excel-файл, шахматки EstOffice можно распечатать. Например, на случай отсутствия интернета, или если цены кв.м. у квартир разные и клиент хочет наглядно видеть доступные варианты.

Автоматическое снятие броней, порядок в конкуренции менеджеров за квартиры благодаря истории продлений (в Excel обычно нет места записывать все брони и пишется только текущая, отчего сложно сказать когда и кем она была поставлена и продлена).

Возможность ставить задачи к квартирам и получать о них напоминания. Например, человек просит уведомить его, когда квартира определенного типа освободится на интересных ему этажах.

Напоминания менеджерам о скором снятии броней, которые они установили, позволяет не забыть о горячем клиенте, которого нужно активизировать и закрыть на сделку.

Позволяет обслуживать посетителей, используя планшеты, отчего вы выглядите как современная компания.

Легкое сравнение периодов (текущий месяц с предыдущим, аналогично по неделям) по количеству броней. А это хороший объективный показатель эффективности работы отдела продаж.

Ограниченный доступ агентств недвижимости и других партнеров по ссылке (“проще не придумаешь” — как сказал один из наших клиентов). Исчезают звонки для синхронизации наличия, рассылки Excel по почтам, исчезает оргомное поле для человеческих ошибок.

Позволяет вести обслуживание находясь с потенциальным клиентом на объекте (со смартфона, планшета проверить наличие и сразу же забронировать квартиру).

Простая отправка информации на почту. EstOffice создает ссылки на каждую из квартир, доступные из-вне. В них фактическая информация о квартире и все, относящиеся к ней изображения.