БазаКвитанций

«БазаКвитанций» — это сервис, который позволит быстро настроить учет и организовать прозрачную работу. Он объединит все процессы в одну систему. Поможет отказаться от тетрадок и амбарных книг — анализировать информацию удобно. В реальном времени отследить ход работ по заявкам, движение товаров и материалов, откуда приходят и на что тратятся деньги.

Сервис предлагает функции, которые увеличивают количество обращений, средний чек и рентабельность. Соединяет торговлю и услуги.

Возможности:

• Поддержка 54-ФЗ — печать фискальных чеков.
• Работа со сканером штрих-кодов: генератор штрих кодов, поддержка чекового принтера.
• Автоматизация работы сервисного центра, часовой мастерской, прачечной, автосервиса.
• Управление складом.
• Управление продажами: контроль оборотов, печать ценников, заказы
• Тонкая настройка прав доступа.
• Маркетинг: отзывы, источники обращений.
• Отчеты по работам, товарам.
• Уведомления по email и SMS.
• Конструктор документов: договоры, счета, бланки и прочее.
• Интеграция с сайтом подписчика — проверка статуса заявки на сайте.

Управление заказами

Приём и обработка заказов интуитивно понятна. Принятые заявки расположены в единой таблице и имеют свои, настраиваемые статусы, которые отличаются по цветам.

Поиск заказов осуществляется по номеру в базе, наименованию устройства, имени или телефону клиента.

Любые изменения, происходящие с заказом, фиксируются.

Заказы можно сортировать по множеству различных параметров, таких как, номер квитанции, офис приёмки или нахождения, статус готовности и прочие, а также показывать или скрывать выданные квитанции.

Работа с квитанциями

При приёме заказа создаётся новая квитанция, куда вносятся информация о клиенте, техника, заявленная неисправность, ориентировочная стоимость ремонта и прочие данные.

В дальнейшем квитанцию можно просматривать и редактировать (конкретные возможности зависят от прав пользователей). По мере продвижения работ у квитанции можно изменить состояние (например, Ожидает зап.часть, На согласовании, Готово, и т.д.), закрепить ответственного менеджера и назначить мастера, записать результаты диагностики, а также информацию об оказанных услугах и установленных запчастях.

Можно оповестить заказчика об оформлении или выдаче заказ. Отправляйте SMS с названием Вашего СЦ вместо номера телефона.

Поддержка торгового оборудования

“БазаКвитанций” поддерживает:

– Онлайн-кассы Атолл по 54-ФЗ,

– Сканеры штрих-кодов для торговли и склада,

– Принтеры этикеток.

Складской учёт

Организуйте движение товаров и запчастей, имеющихся в вашем сервисном центре, используя возможности, предоставляемые “БазойКвитанций”.

Создавайте нужные склады, оформляйте “Оприходования”, “Списания”, “Отгрузки” и другие документы, необходимых для учёта остатков и контроля за движением товара. В описании каждой позиции имеется несколько индивидуальных параметров, что значительно облегчает поиск и не позволяет запутаться.

Широкие возможности по сортировке и фильтрации товаров, контролю расхода и поступления конкретных позиций.

Подробнее про товарооборот в “БазеКвитанций”

Справочники

Хранят информацию с описанием имеющихся товаров и услуг. Для каждого товара или услуги имеется отдельная “Товарная карта”, содержащая в себе подробное описание позиции (код, арктикул, вес, страна происхождения и множество других).

Удобный поиск поможет быстро найти нужную информацию и внести изменения.

Имеются возможности для импорта и экспорта справочников с номенклатурой и клиентской базой.

Клиентская база

Удобный доступ и управление информацией о клиентах и контрагентах.

Предиктивный ввод информации о заказчике при создании новой заявки.

Автоматическое добавление клиентов в базу с привязкой к номеру сотового телефона.

Разделение контрагентов по типам.

Финансовый учёт

“БазаКвитанций” показывает актуальное состояние финансов предприятия, позволяет следить за своевременной оплатой квитанций и отгрузок, а также расходом денежных средств на запчасти, аренду и иные расходы. В любой момент Вы можете увидеть имеющиеся задолженности и проследить, как они образовались.

Возможно ведение безналичных счетов для нескольких подразделений или организаций.

Отправка сообщений

У службы сообщений “БазыКвитанций” несколько назначений:

1. Уведомление клиентов об оформлении заявок, происходящих изменениях, а также о завершении работ.

2. Обращение в службу поддержки сервиса “БазаКвитанций”.

В работе расширение данной службы для обмена сообщениями внутри отдельных СЦ.

Сообщения могут быть отправлены через sms, а также через внутреннюю службу.

Подключение СМС-уведомлений осуществляется по запросу через службу поддержки.

Самостоятельно выбирайте имя отправителя, каналы доставки и иные параметры.

Организуйте рассылки с акциями и напомните клиентам о себе.

SMS оплачиваются напрямую оператору, согласно тарифным планам на сайте smsc.ru/tariffs

SMS-центр

Личные кабинеты для клиентов

Данная функция востребована постоянными клиентами и партнёрами сервисных центров. Она позволяет видеть все выполненные заказы и задавать вопросы напрямую исполнителям в удобное для заказчика время, минуя менеджеров. Предложите эти возможности своим постоянным клиентам и повысьте уровень Вашего сервисного центра в их глазах.

Интеграция с имеющимися сайтами

Для того, чтобы Ваш сервисный центр был более открытыми и удобным для клиентов, “БазаКвитанций” предлагает Вам установить к себе на сайт форму просмотра состояния квитанции. С её помощью клиенты могут получить ответ на вопрос о состоянии работ, без дополнительного звонка в Ваш офис. Установив форму приёма заявок, можно будет принимать обращения клиентов даже в нерабочее время. Заказ при этом будет помещён к основным заявкам, или же в назначенное для подобных заказов подразделение.

В наших планах разработка форм с настраиваемым внешним видом и интеграция личных кабинетов без ущерба для функционала.

Печать документов

В “БазаКвитанций” сразу есть шаблоны, необходимые для работы (это бланк квитанции, акт выполненных работ, товарный чек). Кроме них добавлены шаблоны стандартных складских и кассовых документов.

Каждый из бланков легко изменить. А можно загрузить и свои шаблоны.

Отчеты

Быстрый просмотр отчетов за текущий и прошедший дни, а также за любой выбранный период времени.

Смотрите и оценивайте количественные показатели принятых и выданных заявок, типы оказанных услуг и финансовые показатели.

Данная функция незаменима для руководителей сервисных центров, т.к. позволяет оценить эффективность работы сервиса.

Для оценки эффективности рекламной кампании есть отчет “Источники обращений”.

Финансовый отчет

Модуль “Загрузка документов”

Для прикрепления к квитанциям файлов, изображений и фотографий.

— подключение изображений со сторонних ресурсов (Dropbox, Imgur и прочие);

— загрузка изображений на фото-сервер «БазыКвитанций»;

— снятие картинки с веб-камеры в момент поступления техники в ремонт.

Загруженные изображения будут видны заказчикам, при просмотре статуса заявки.

Условия использования:

— По умолчанию доступно только подключение изображений со сторонних ресурсов.

— Дополнительные возможности (работа веб-камеры и загрузка изображений) подключаются отдельно.

— Изображения хранятся не менее 6 месяцев с момента последнего просмотра.

— Стоимость услуги 100 рублей в месяц или 900 рублей за 1 год. Оплачивается дополнительно к выбранному тарифу, но не зависит от него.

Модуль “SLA”

Позволяет быстро реагировать на срочные заявки и контролировать квитанции, которые необходимо выполнить в определенный сжатый период времени.

Все квитанции, имеющие приоритет, отображаются в отдельной вкладке “SLA”, где наглядно видно состояние выполнения заказа и ход его выполнения, остаток времени до его завершения. При завершении – срок выполнения заявки в минутах.

Доступный функционал: автоматическое уведомление в виде sms или e-mail на выбранный адрес и телефонный номер при создании SLA-квитанции, а также при установке состояния “Готово”, автоматическая отправка сообщений исполнителю и ответственному лицу при назначении, дублирование всех сообщений на почту и телефонный номер ответственного за исполнение SLA и другие функции.

Подробнее о модуле SLA.

Модуль “SLA” подключается и оплачивается отдельно.

Стоимость: 100 руб./мес или 900 рублей при оплате годовой подписки.

Безопасность

Доступ к “БазеКвитанций” осуществляется по защищенному протоколу https.

Все пользовательские пароли зашифрованы и надежно защищены с использованием современных средств защиты.

Доступ к данным на пользовательских аккаунтах закрыт для всех сотрудников “БазыКвитанций” и может быть получен только исключительных случаях при обращении клиента в службу поддержки, когда иного выхода нет.

Настройка прав доступа индивидуальна для каждого сотрудника. Раздельный учет для офисов, складов и счетов. Раздельный доступ к созданию \ редактированию \ удалению любого типа документов в системе.

Доступность

Мы придерживаемся гибкой тарифной политики и стараемся, чтобы сервис “БазаКвитанций” был доступен для мастерских вне зависимости от размера и количества сотрудников.

Кроме того, “БазаКвитанций” активна в режиме 24/7 в любой точки мира, где есть компьютер или смартфон, подключенный к Интернету.

Рекомендуемый для просмотра браузер – Google Chrome.